DOCUS-Funktionen
Anpassbar auf Ihre Anforderungen

DOCUS bildet eine grundlegende Standardkonfiguration um sofort zu starten und / oder diese als Ausgangsbasis für Ihre individuellen Anpassungen zu nutzen. Über eine vielseitige Bibliothek lassen sich zusätzliche Funktionen integrieren.

Sie lizensieren immer nur die Module und Funktionen, die Sie für Ihre Anforderungen benötigen. Sie können ein bestehendes System jederzeit flexibel erweitern.

Der Aufbau der Software

Klicken Sie auf die unterstehenden Felder, um zu erfahren, welche Funktionen und Nutzen die jeweiligen Module haben.

DOCUS

AddOn Funktionen

DOCUS-Workflow

DOCUS-Interfaces

DOCUS Funktionen GIF

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick

Aktenplan Icon

Aktenplan

Die DOCUS Aktenplan-Funktion ermöglicht neben der chronologischen Ablage vielfältiger Dokumentenarten auch die Zusammenfassung zu Kunden-, Projekt-, Vorgangs-, Lieferanten-, Fahrzeug- und/oder Maschinenakten.

Der DOCUS Aktenplan ermöglicht die Anzeige von Dokumenten in Relation zueinander, sowie die Zusammenfassung zu übersichtlichen Akten mit Registerverzeichnis.

→ Konfigurierbare Aktenpläne und Register

→ Automatische Sortierung nach Index-Kriterien

→ Erzeugung von Deckblättern

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Archiv

Das DOCUS Archiv ermöglicht die chronologische Ablage vielfältiger Dokumenten- und Datenarten.

Die DOCUS Archivbaumstruktur lässt sich Individuell nach Ihren Wünschen aufbauen und nachhaltig anpassen.

Abgelegte Dokumente können bei der Indexierung mit einer Gültigkeitsdauer bzw. mit einem Ablaufzeitpunkt versehen werden. Damit ermöglicht DOCUS die revisionskonforme Ablage steuerrelevanter Dokumente und die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

→ Rechtssichere Ablage

→ Einfache Bedienung

→ Schnell und individualisierbar

→ Datensicherheit durch Linux-Kern und Verschlüsslung

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Netscanner

Der Netscanner dient der Verzeichnisüberwachung und importiert automatisch sämtliche Dokumente von FTP-, SMB-, IMAP- und POP3-Verzeichnissen.


Eingescannte Dokumente können direkt abgegriffen werden. Nach der Volltexterkennung werden sie an den Dokumenteneingang übergeben, wo sie manuell oder automatisch (optional) im DOCUS Archiv abgelegt werden können.

→ Schnelle Dokumentenverarbeitung

→ Arbeitet zuverlässig im Hintergrund

Volltexterkennung Icon

Volltexterkennung

Jedes in DOCUS eingescannte Dokument wird mit Hilfe aktuellster Texterkennungssoftware von DOCUS erkannt. Neben einer optionalen Auto-Indexierung Ihrer Dokumente lassen sich hiermit allen in DOCUS abgelegten Text-Dokumente auch nach Inhalten durchsuchen.

→ hohe Treffgenauigkeit der OCR-Erkennung

→ optional automatisierbare Verschlagwortung

→ schnelle Volltextsuche

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DOCUS Workflow

Der DOCUS Workflow ermöglicht es Ihnen unterschiedliche Verwaltungsprozesse abzubilden und Arbeitsgruppen mit verschiedenen Zuständigkeiten und Fristen zu definieren. Durch das Mitschreiben sämtlicher Bearbeitungsschritte, macht DOCUS Dokumentenprozesse transparent und nachvollziehbar.

→ Interne Dokumentenverteilung mit definierbaren Anwendergruppen

→ Individuelle Stempel zur Gestaltung von Prüf- und Freigabeprozessen

→ Ampelsystem mit individuell einstellbaren Fristen zur Überwachung und Wiedervorlage von Dokumenten

→ Vorkontierung

→ Erzeugung und Verwaltung von digitalen Vorgangskopien

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DOCUS CRM

Das DOCUS CRM-Modul ist eine systemstrategische Erweiterung für DOCUS und übernimmt im kombinierten Einsatz die Führung Ihres DOCUS Systems. Es ermöglicht Ihnen das Anlegen und Verwalten von Kunden bzw. Mandanten, Lieferanten, und Partnern mit den dazugehörigen geschäftsrelevanten Daten. Dokumente des DOCUS Archivs verlinken sich nahtlos mit den CRM-Daten.

Das CRM-Modul ermöglicht außerdem die Strukturierung Ihrer Vertriebsaktivitäten wie bspw. Dialog- oder Email-Marketingkampagnen.

→ Alle Daten zu Ihren Kontakten einfach verwalten

→ Gestalten von individuellen Telefonakquise-Kampagnen (kreieren von Telefonleitfaden)

→ Telefonakquiselisten mit Ampel- und Erinnerungsfunktion

→ Erzeugung und Verwaltung von Wiedervorlagen mit Kalenderanbindung

→ Notizen, Kontakthistorie und Kontaktplanung für ihre Bestands- und Neukontakte

Barcode Icon

Barcode

DOCUS verarbeitet und erkennt Barcode-Informationen. Je nach Funktionszuweisung, können Dokumente automatisch abgelegt oder — wenn im Block gescannt — getrennt und mit Schlagworten versehen werden.



Anhand von Barcodeinformationen kann DOCUS weitere Indexkriterien von bestehenden Datenbanken anderer Informationssysteme abfragen und nutzen.

Emailablage Icon

Emailablage

DOCUS bietet client- und server-seitige Email-Archivierung. Bei der clientseitigen Archivierung entscheidet der einzelne Anwender selbstständig, welche Emails wo abgelegt werden sollen. Die serverseitige Email-Archivierung ermöglicht das Überwachen von IMAP- und POP3-Postfächern und das automatische Abgreifen von Emails.




Vielfältige Indexkriterien, wie Absender, Uhrzeit oder Betreff können automatisch ausgelesen und für die Verschlagwortung genutzt werden.

DOCUS Schnittstellen Icon

DOCUS Schnittstellen

XML

Integrierte Schnittstelle zur Übernahme von Indexdaten aus XML-Dateien

Webservice

Diese Schnittstelle erlaubt Zugriff auf alle Funktionen des DOCUS Servers per XML/SOAP Standard

SQL-Datenbank

Modul zur Abfrage von Indexdaten aus einer bestehenden Datenbank (Warenwirtschaft) zzgl. jeweiliger JDBC Treiber